Les membres de la Société appartiennent à l'une des catégories suivantes :
 

• Ordinaire : toute personne intéressée à promouvoir les objectifs de la Société et ayant payé sa cotisation;
• étudiant/ professeur retraité : toute personne affiliée à une université (étudiant ou professeur retraité) et s'étant acquitée de ses frais d'adhésion;
• Honoraire : statut conféré par le conseil d'administration.

Les membres ordinaires, les étudiants et les professeurs retraités ont le droit de vote.

Le conseil d'administration est habilité à retirer le statut de membre honoraire.

Les personnes intéressées à devenir membres ordinaires ou membres-étudiants/professeur retraité doivent présenter une demande d'adhésion accompagnée des frais exigibles.

Le montant des frais d'adhésion est recommandé par le conseil d'administration et approuvé par un vote majoritaire de l'assemblée générale annuelle.

Tout membre qui ne s'est pas acquitté de ses frais d'adhésion à la date d'échéance perd son statut de membre.

Tout membre peut être contraint de démissionner par un vote des trois-quarts des membres présents à une assemblée générale annuelle.

Tout membre peut se retirer de la Société sur avis écrit transmis au secrétariat de la Société.

Siège social

La Siège social de la Société est basé à Montréal, Québec.

Conseil d'administration

Les biens et les affaires de la Société sont gérés par un Conseil d'administration.

Le conseil d'administration est composé des membres et des membres du bureau de la Société ci-après :
 

• Président
• Président désigné et président du congrès;
• Ancien président et président du conseil d'administration
• Trois vice-présidents : Communication, adhésion et prix
• Secrétaire;
• Trésorier;
• Trois membres extraordinaires;
• Le rédacteur en chef de toute publication instituée par la Société;
• Un représentant de chaque division; les divisions sont approuvées par le conseil d'administration au besoin.

Le poste de directeur devient automatiquement vacant lorsque la personne occupant ce poste :
 

• démissionne en transmettant sa démission par écrit au secrétariat de la Société;
• est destituée de son poste par une assemblée générale extraordinaire des membres où une résolution de destitution est adopté~ par un vote des trois-quarts des membres présents à l'assemblée;
• décède.

Lorsqu'un poste devient vacant pour une des raisons mentionnées au présent paragraphe, le conseil d'administration peut, par un vote majoritaire, nommer à ce poste un membre de la Société, qui reste en fonctions jusqu'à la prochaine élection annuelle des membres du conseil

Les réunions du conseil d'administration peuvent être tenues à tout endroit et à tout moment choisi par les membres, pourvu qu'il y en ait au moins une par année.

Les membres du conseil d'administration et du comité exécutif de la Société ne reçoivent aucune rémunération fixe pour leurs services mais, sur résolution du conseil d'administration, des indemnités peuvent leur être accordées en rapport avec les dépenses engagées pour assister à chacune des réunions ordinaires ou extraordinaires du conseil d'administration. Aucune disposition dans les présentes ne doit être interprétée comme empêchant un membre de l'administration de travailler pour la Société, à quelque titre que ce soit, et de recevoir une rémunération correspondante. Les membres du conseil d'administration et du comité exécutif remplissent leurs fonctions propres sans rémunération et ne doivent pas tirer profit direct ou indirect de leur poste proprement dit. Tout membre de l'administration qui est engagé dans une entreprise ou une profession, ou fait partie d'une société qui y est engagée, peut agir à ce titre et recevoir en paiement les honoraires et les frais professionnels habituels pour l'exécution d'une tâche professionnelle obligatoire reliée à l'administration des affaires de la Société.

Le conseil d'administration est responsable des intérêts généraux de la Société, convoque les assemblées ordinaires et extraordinaires de la Société, constitue des comités et nomme des membres à leur présidence, leur accordant les pouvoirs appropriés, assume la responsabilité générale des publications de la Société et, généralement, constitue l'autorité suprême de la Société, sous réserve des dispositions particulières contenues dans les lettres patentes. Si le conseil d'administration décide d'établir un Conseil de rédaction pour une publication, il agit comme Comité consultatif de rédaction pour venir en aide, sur demande, à ce Conseil.

Le quorum du conseil d'administration est de cinq membres élus et les décisions du conseil sont prises par un vote majoritaire des membres présents.

Le conseil d'administration peut nommer et engager le personnel qu'il juge nécessaire selon les besoins; ces personnes jouissent de toute autorité qui leur est conférée par le conseil d'administration et accomplissent les tâches prescrites par le conseil au moment de leur nomination ou de leur engagement.

La rémunération du personnel est fixée par résolution du conseil d'administration. Ces résolutions n'entrent en vigueur qu'à la prochaine assemblée des membres, lorsqu'elles sont confirmées par une résolution des membres. En l'absence de cette confirmation, la rémunération cesse d'être payable à partir de la date de ladite assemblée des membres.

Protection de l'administration et autres

Tout membre du conseil d'administration ou de la direction de la Société, ou toute personne qui a pris ou est sur le point de prendre un engagement au nom de la Société ou de toute société contrôlée par elle ou par sa succession, et leurs biens et effets, respectivement, est tenu indemne et à couvert selon les besoins et en tout temps à partir des fonds de la Société à l'égard de;
 

• tous les coûts, frais et dépenses, quels qu'ils soient, que ce membre de l'administration ou autre personne subit u engage à l'occasion de toute poursuite, action ou demande en justice portée, intentée ou instituée contre cette personne, ou de tout geste, action, chose ou acte, accompli, fait ou autorisé par celle-ci dans l'exécution des devoirs de sa charge ou en rapport avec un engagement du type mentionné ci-dessus;
• tous les autres coûts, frais ou dépenses subis ou engagés en relation avec les affaires de la Société sauf ceux occasionnés par négligence volontaire ou manquement délibéré de sa part.

Pouvoirs de l'administration

Les membres du conseil d'administration de la Société peuvent administrer les affaires de la Société en toutes choses, exécuter ou ou faire éxécuter pour le compte de la Société et en son nom tout type de contrat que la Société peut légalement conclure et, généralement, sous réserve d`autres dispositions aux présentes, exercer tout autre pouvoir et accomplir tout autre acte que la Société est autorisée par sa charte à exercer et à accomplir.

Les membres du conseil d'administration ont le pouvoir d'autoriser des dépenses au nom de la Société selon les besoins; ils peuvent aussi, sur résolution, déléguer à un ou des membres du bureau de direction de la Société le droit d`engager et de rémunérer du personnel. Le conseil d'administration a le pouvoir d'engager des dépenses visant à promouvoir les objectifs de la Société. Le conseil d'administration a le pouvoir de conclure avec une société de fiducie un contrat de fiducie visant à créer un fonds de fiducie dont le capital et les intérêts peuvent être rendus disponibles afin de promouvoir les intérêts de l`ASAC suivant les conditions prescrites par le conseil d'administration.

Le conseil d`administration prend toutes les mesures qu'il juge nécessaires pour permettre à la Société d`acquérir, d`accepter, de solliciter ou de recevoir des revenus provenant de legs, dons, liquidations ou fondations de quelque sorte que ce soit afin de promouvoir les objectifs de la Société.

Le comité exécutif

Le comité exécutif est constitué des dirigeants de la Société et exerce les pouvoirs que le conseil d'administration l'autorise à exercer. Tout membre du comité exécutif peut être destitué par un vote majoritaire du conseil d'administration.

Les réunions du comité exécutif peuvent être tenues aux lieux et moments déterminés par ses membres.

Membres du comité exécutif

La direction de la Société est assurée par les responsables ci-après : le président, le président désigné (président du congrès), l'ancien président, les trois vice-présidents, le secrétaire, le trésorier et les trois membres extraordinaires.

La personne proposée au poste de président désigné et président du congrès annuel accédera à la présidence l'année suivant son élection

Les personnes proposées aux postes de vice-président, secrétaire, trésorier et membres extraordinaires occupent leurs postes pour un mandat de deux ans. La personne proposée au poste de trésorier doit avoir fait partie du comité exécutif pendant au moins un an

Le mandat du président dure un an.

Élection du comité exécutif

Un comité de candidatures composé des personnes nommées à la présidence et à la présidence sortante envoie aux membres un appel à nominations pour les postes de l'Association qui doivent être comblés par une élection (la vice-présidence, le secrétariat, la trésorerie et les postes de membres extraordinaires) au plus tard le 1er février de l'année électorale.

Tout membre en règle a le droit de poser sa candidature ou de proposer la candidature d'un autre membre par écrit (courriel) au plus tard le 1er mars de l'année électoral.

Le comité des candidatures contactera les candidats afin de vérifier leurs intérêt et s'assurer de leur éligibilité. S'il y a plus d'une candidature pour un poste, des bulletins de vote seront postés à tous les membres par courriel au plus tard le 1er avril avec les retours au plus tard le 1er mai.

Les candidats qui reçoivent le plus grand nombre de votes seront déclarés élus. Les noms des personnes élues seront communiqués aux membres lors des réunions de l'ASAC.

Les responsables de divisions doivent être des membres en règle, proposés et élus par les membres de la division suivant la procédure établie par la division. L'élection des autres membres élus du conseil d'administration se fait de la façon suivante : a. chaque membre de l'Association a le droit de voter pour autant de candidats qu'il y a de postes à pourvoir; b. les candidats qui reçoivent le plus de votes sont déclarés élus.

Responsabilités des membres du bureau

Tous les membres du bureau sont membres de l'administration de la Société et cessent de faire partie du bureau dès qu'ils cessent de faire partie de l'administration.

Le président de la Société préside toutes les réunions du comité exécutif et exécute les autres tâches requises avec l'approbation du conseil d'administration. En son absence, ses responsabilités sont assumées successivement par le président désigné, les vice-présidents, dans l'ordre de leur élection, puis le secrétaire.

Le président et le président du conseil préside toutes les réunions du Conseil. En son absence la réunion est menée comme s'il s'agissait d'une réunion du comité exécutif.

Le président désigné est responsable du congrès annuel. Il est le responsable principal du congrès de la Société, sous réserve de l'approbation du conseil d'administration.

L'ancien président, président du conseil d'administration, doit participer aux réunions de la Société, présider les réunions du conseil d'administration et s'acquitter des charges confiées selon les besoins par le conseil d'administration.

Les vice-présidents sont responsables, sous réserve de l'approbation du conseil d'administration, du recrutement des membres et du maintien des effectifs, des activités de publication et de l'attribution des bourses et subventions.

Le secrétaire, sous la direction du conseil d'administration, tient le procès-verbal de toutes les réunions de la Société et rédige la correspondance au nom de la Société.

Le trésorier, sous la direction du conseil d'administration, a la garde des fonds de la Société et garde des comptes complets et précis de tous les actifs et engagements, reçus et déboursés de la Société dans les livres de la Société. La trésorerie s'occupe des dépôts d'argent, des valeurs mobilières et autres effets de valeur au nom et au crédit de la Société dans la banque à charte ou la société de fiducie que peut désigner le conseil d'administration. Elle présente un état des finances et un bilan annuel vérifié aux assemblées générales des membres et accomplit les autres tâches qui lui sont assignées selon les besoins par le conseil d'administration.

Les conseillères, conseillers, sous la direction du conseil d'administration, établissent des liaisons avec d'autres organismes sans but lucratif et institutions d'enseignement et s'acquittent des autres tâches qui leur sont assignées selon les besoins par le conseil d'administration.

Nature de documents

Les contrats, les documents et tous les actes écrits exigeant la signature de la Société sont signés par deux membres de la direction, dont la présidente ou le président de la Société; tous les contrats, documents et actes écrits ainsi signés lient la Société sans qu'aucune autorisation ou formalité ne soit nécessaire. Les membres de l'administration ont le pouvoir de désigner, selon les besoins et suite à une résolution, un ou plusieurs membres de la direction pour signer, au nom de la Société, des contrats, documents et actes écrits particuliers. Lorsque cela est nécessaire, le sceau de la Société peut être apposé aux contrats, documents et actes écrits signés selon une des deux procédures décrites ci-dessus.

Assemblées

L'Assemblée générale annuelle de la Société est convoquée par le conseil d'administration et à moins qu'elle n'ait pas lieu à la même période et dans le même lieu que le congrès annuel de la Société, tous les membres de la Société devront recevoir un avis de convocation au moins deux mois avant la date de l'Assemblée.

Le quorum de toute assemblée de la Société est de 25 membres et les décisions s'y prennent par un vote majoritaire.

Aucune erreur ou omission dans la convocation d'une assemblée générale ou annuelle, ni aucune assemblée ajournée, qu'elle soit annuelle ou générale, ne peut rendre invalide cette assemblée ou rendre nulle les décisions qui y sont prises. Tout membre peut en tout temps renoncer à l'avis de convocation d'une assemblée et ratifier, approuver et confirmer les décisions ou les actions qui y ont été prises ou entreprises. Aux fins de convocation, l'adresse d'un membre régulier ou administratif est sa dernière adresse connue apparaissant aux dossiers de la Société.

Procès-verbal du conseil d'administration

Le procès verbal du conseil d'administration est rendu disponible à tous les membres de la Société lors de l'Assemblée annuelle.

Vote des membres

À toutes les assemblées des membres de la Société, les décisions sont prises à la majorité des voix, à moins d'une disposition expresse à l'effet contraire d'un statut ou des présents règlements

Modification des règlements

Des modifications aux présents règlements peuvent être proposées par le conseil d'administration ou par tout groupe de dix membres de la Société qui a soumis ses propositions par écrit au secrétariat au plus tard le 1er mars afin qu'elles soient examinées par les membres pendant l'année en cours.

Les modifications sont soumises au vote des membres de la Société lors de l'Assemblée Générale annuelle. Des bulletins de votes par procuration seront postés aux membres en règle au moins six semaines avant le tenu de cette assemblée.

Les modifications sont adoptées par la majorité des votes exprimés. Toutefois, la promulgation, la révocation ou la modification d'un règlement n'est rendue officielle et ne devient exécutable qu'après l'approbation du ministre de la Consommation et des Corporations.

Résolutions

Toute résolution soutenue par un membre de la Société et soumise par écrit au secrétariat au moins 30 jours avant l'Assemblée annuelle est soumise au vote des membres à l'Assemblée générale annuelle. Pour être adoptée, une résolution doit obtenir la majorité des votes exprimés par les membres présents à l'Assemblée générale annuelle.

Vérification des comptes

Les membres nommeront une firme chargée de la vérification annuelle des comptes, lors d'un changement à la trésorerie ou au minimum tous les deux ans.

Tenue des livres de comptabilité

Le conseil d'administration veille à ce que les livres et registres exigés de la Société par ses règlements ou par tout autre statut ou loi applicable, soient correctement et assidûment tenus.

Exercice financier

L'exercice financier de la Société se termine le 31 décembre de chaque année.

Organismes remplaçants

Si la Société est divisée en deux organismes ou plus, l'actif de la Société est divisé et les responsabilités sont partagées entre les organismes remplaçants en des proportions représentées par le nombre de membres de la Société qui deviennent membres de chaque organisme remplaçant par rapport à ceux qui deviennent membres des autres organismes remplaçants (ou de l'autre organisme remplaçant). En cas de dissolution totale ou de liquidation de l'organisme différente du processus de division décrit ci-dessus, tout élément d'actif résiduel, après paiement du passif, est distribué à un ou plusieurs organismes de charité reconnus au Canada.

Les membres du conseil d'administration de la Société sont habilités à décider des questions de détail relatives à la distribution des éléments d'actif et aux responsabilités de la Société, ainsi qu'au temps accordé pour déterminer les proportions mentionnées au paragraphe précédent.

Statuts et règlements

Le conseil d'administration peut prescrire tout statut ou règlement sur l'administration et le fonctionnement de la Société qu'il juge utile et qui soit compatible avec les présentes. Ces statuts et règlements ne s'appliquent que jusqu'à la prochaine assemblée annuelle des membres de la Société au cours de laquelle ils doivent être confirmés. Faute de confirmation à l'assemblée annuelle des membres, ces statuts et règlements cessent immédiatement et subséquemment d'avoir force exécutoire
 

• Un responsable de l'évaluation peut présenter une communication à sa propre section. Le responsable de la section est cependant tenu de soumettre la communication aux évaluateurs et de rendre la décision finale quant à son acceptation ou à son rejet.
• Toutes les personnes qui présentent une communication doivent s'inscrire au congrès (et payer les droits d'inscription) et au moins un auteur doit s'être inscrit avant la date désignée par le comité exécutif, à défaut de quoi la communication sera retirée.
• La même communication (ou la même en substance) ne peut être soumise à plus d'une section. Seul un symposium peut être soumis à un maximum de trois sections à la fois, à condition qu'il en soit fait mention dans la proposition.

Interprétation

Dans les présents règlements et les règlements futurs de la Société, à moins que le contexte ne l'exige, les noms nécessitant le nombre singulier ou le genre masculin inclut aussi le nombre pluriel et le genre féminin et inversement des stratégies de rédaction non sexiste ont été utilisées et les titres de fonction ont été féminisés conformément au style de rédaction actuellement en usage. Toute référence à des personnes inclut les entreprises et les sociétés.

61. Le mot 'Société' peut être remplacé, dans les documents de la Société, par le terme 'Association'.